Class 3 : Transaction Processing System (TPS)

Information System นั้นสามารถแบ่งตามลักษณะงานที่สนับสนุนได้ดังต่อไปนี้

-  Transaction Processing System

-  Management Information System

-  Decision Support System

-  Executive Support System

-  Intelligence System

โดยในคาบเรียนนี้ เราได้ศึกษาลงรายละเอียดเกี่ยวกับ TPS

 TPS นั้นคือระบบที่จะบันทึก ประมวลผลการเปลี่ยนแปลง การเกิดขึ้นของ transactions ต่างๆในองค์กร

วิวัฒนาการของ TPS

                TPS เริ่มพัฒนาในช่วง 1950s ซึ่งเป็นช่วงที่ World War IIจบ โดยเป็นการนำเทคโนโลยีที่ใช้ในสงครามโลกมาประยุกต์ในวงการธุรกิจเป็นครั้งแรก ซึ่งการนำเทคโนโลยีดังกล่าวนั้นมาช่วยให้การดำเนินงานธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่อย่างไรก็ดี เทคโนโลยีในยุคนั้น ยังมีต้นทุนที่สูงอยู่ และการใช้งานค่อนข้างยาก ทำให้มีแต่บริษัทใหญ่ๆเท่านั้นที่นำมาใช้ได้โดย TPS ช่วยตอบโจทย์ในประเด็นต่อไปนี้

-  การทำงานที่มีลักษณะการทำงานที่ซ้ำๆกัน (Repetitive)

-  ทำหน้าที่ในการรวบรวม และจัดระเบียบรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction)

-   เก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มักเก็บตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time)

-    สนับสนุนการปฏิบัติงานหลักขององค์กร เพื่อที่จะสามารถดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว เช่น Procurement, Payroll, Logistics ฯลฯ

 ดังนั้น TPS จึงเป็นระบบที่มีความสำคัญมาก เนื่องจากเปรียบเสมือนศูนย์กลางของการทำธุรกิจ

 หน้าที่หลักของTPSมีดังนี้

เพื่อตอบคำถามที่เกิดขึ้นประจำวัน

-    เพื่อติดตามรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กร

-    เพื่อผลิตและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบประเภทอื่นๆ โดยความสัมพัน์ดังกล่าวจะแสดงอยู่ใน Figure 1

Figure1

โดยสรุป TPS จะทำหน้าที่ตรวจสอบ รวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล  และส่งข้อมูลที่เกี่ยว transaction ที่เกิดจากการดำเนินงานที่เป็นปกติของธุรกิจ โดย TPS จะมีลักษณะดังต่อไปนี้

-    ใช้ในการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

-    แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายใน โดยประมวลผลเพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก

-    การประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์

-     Database ที่มีขนาดใหญ่ เพื่อใช้เก็บข้อมูลจำนวนมาก

-      มีความสามารถในการประมวลผลที่รวดเร็ว

-     Input และ Output นั้นจะเป็นแบบ Standardization

-    ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย

-      มีการ Control Access

-      ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

Overview of TPS

Step 1: Data Entry : เป็นการบันทึกข้อมูล เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับธุรกิจ เช่น การบันทึกรายการขายของ Supermarket

Step 2: Transaction Processing : เป็นการประมวลผลข้อมูลที่ได้จัดเก็บในขั้น Data Entry โดยจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภท

-  Real-time: ข้อมูลจะเป็นแบบ online และจะถูกประมวลผลทันที ตัวอย่างเช่น การประมวลผลของรายการสั่งซื้อของ Amazon โดยใช้ Credit Cards จะมีการตัด credit line ทันที

◦      Batch : ข้อมูลจะถูกรวบรวมไว้ แล้วทำการประมวลผล ณ เวลาที่กำหนด  จึงไม่จำเป็นจะต้องเป็นแบบ online ตัวอย่างเช่น การประมวลผลของระบบ payroll

Step 3: Database Updating

Database เป็น hardware และ Software ประกอบกัน เช่น Harddisk ประกอบกับ Microsoft accsess

-  การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลและการจัดการกับฐานข้อมูล

◦      ลักษณะDatabase Updating ที่ดีจะต้องมี 1) ความถูกต้องของข้อมูล 2) Timeliness

Step 4: Document and Report Generation: กระบวนการที่สามารถ ออกรายงาน และ เอกสารที่เกี่ยวข้อง โดยรายงานดังกล่าวจะเป็นรายงานอย่างง่ายๆ เท่านั้น เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า เช็คสั่งจ่าย ใบรายการขาย ใบแสดงสถานะของลูกค้า

Step 5: Inquiry Processing: เป็นการรับรับคำร้องสอบถามข้อมูล โดยอาจจะผ่าน Internet Intranet หรือ Extranet ก็ได้ และการนำเสนอนั้นอาจจะอยู่นำเสนอในรูปแบบ เอกสารสำหรับพิมพ์ หรือ แสดงออกมาทางหน้าจอ ตัวอย่างเช่น การร้องขอตรวจสอบยอดคงค้างในบัญชีลูกค้า

ระดับของผู้ใช้TPS: ผู้ใช้ TPS จะมีตั้งแต่ Operation level, Low-level Supervisor และอาจรวมไปถึง Manager Level ก็ได้

ตัวอย่างของTPS ในแต่ละ Function

-      Accounting Information System

◦      Order Entry System)

◦      Inventory control and Purchasing

◦      Account Receivable/Account Payable

◦      General ledger

-        Marketing Information System

◦      การจัดการฐานข้อมูลลูกค้า

◦      ระบบสารสนเทศงานขาย

ในปัจจุบันการทำการตลาดนั้นมีความซับซ้อนมากขึ้น การแข่งขันมีความรุนแรงมากขึ้น ตลอดจนปริมาณ Information ที่เพิ่มมากขึ้นดังนั้น Marketing Information System จึงมีความสำคัญอย่างมากในประกอบการตัดสินใจและวางแผนการตลาด ตัวอย่างเช่น 1) การทำ customization ของ Dell และ Jaguar 2) การทำ Advertising และ Promotion ที่ใช้  IT มาเจาะกลุ่มลูกค้าด้วย ระบบ email เป็นต้น 3)การเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการซื้อของของลูกค้าผ่าน RFID tag payment และ self-checkout station 3) การทำ Internet Market Research ของ Proctor & Gamble ซึ่งช่วยลดระยะเวลาในการ identify target market

-     Human Resource  Information System: ใช้ในระบบ Payroll และ ระบบEmployee skills inventory ซึ่งจะทำให้องค์กรมีกระบวนการ จัดหา พัฒนาทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตลอดจนนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของ Knowledge Management System ได้ โดยเริ่มตั้งแต่ ระบบ search engine ในการจัดหาทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพ application ในการพัฒนาทรัพยากรบุคคล โดยจะช่วย planning, monitoring & Evaluate Performance, Training & Development ผ่าน Interactive simulations หรือ Virtual Reality เป็นต้น

-       Procurement System: เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดซื้อ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตรงความต้องการของแต่ละแผนก สามารถตรวจสอบสถานะของ materials ที่สั่งซื้อได้ โดยระบบดังกล่าวเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล suppliers ได้ โดยหลังจากทำ PO เสร็จก็จะส่งข้อมูลไปเพื่อ approve จากนั้น จึงจะส่ง PO ไปยัง supplier ที่ได้เลือกไว้ ตัวอย่างของ Technology ทีใช้คือ e-Procurement  Ex. Officemates

Case Discussion : Intelligent Transportation Systems

Intelligent Transportation Systems นั้นแบ่งได้ออกเป็น 6 ระบบดังต่อไปนี้
1.ระบบการจัดการจราจร
2.ระบบการให้ข้อมูลข่าวสารการเดินทาง
3.ระบบความปลอดภัยในยานพาหนะและการจัดการเหตุฉุกเฉิน
4.ระบบการบริหารจัดการรถสินค้า
5.ระบบการจัดการรถขนส่งสาธารณะ
6.ระบบชำระค่าโดยสาร ค่าผ่านทางอัตโนมัติ

Presentation Topics

1)    RFID (Radio Frequency Identification) คือ ระบบชี้เฉพาะอัตโนมัติแบบไร้สาย ซึ่งจะทำงานผ่านคลื่นวิทยุ ในอดีตนั้นผลิตเพื่อใช้สำหรับทำสงครามของรัสเซ๊ย ต่อมามีการพัฒนาเพื่อใช้ในเชิงพาณิชย์ อาทิเช่น ระบบป้องกันการขโมยของใน Department Store

คุณสมบัติสำคัญของ RFID คือ ความสามารถในการอ่านค่าจากระยะไกล โดย RFID นั้นจะประกอบด้วย 2 ส่วนหลักๆคือ Tag หรือ Transponder (ตัวส่งสัญญาณ) และ Reader หรือ Interrogator (ตัวอ่านค่าสัญญาณ) 

2)    Speech Recognition: Speech Recognition เป็นComputer program ประเภทหนึ่งซึ่งสามารถ convert Audio file เป็น text file ได้ โดยจะ สามารถแจกแจงคำพูดต่างๆ  และเข้าใจคำศัพท์ทุกคำอย่างถูกต้องเกือบ 100% อย่างเป็นอิสระจากขนาดของกลุ่มคำศัพท์ ความดังของเสียงและลักษณะการออกเสียงของผู้พูด 

เทคโนโลยีที่เป็นส่วนสำคัญในการทำ ASR เรียกว่า Hidden Markov Model (HMM) เทคโนโลยีชนิดนี้สามารถที่จะเข้าใจคำพูด จากการจำแนกความแตกต่างและการประมาณการถึงความเป็นไปได้ของส่วนประกอบของ หน่วยที่เป็นพื้นฐานของเสียงที่อยู่ติดๆกัน โดยอาศัยหลักการที่ว่าเสียงแต่ละเสียงจะมีขอบเขตของสัญญาณและลักษณะเฉพาะที่ มีความแตกต่างกัน

Speech Recognition นั้นมีประโยชน์ที่หลากหลาย เช่น ในอุตสาหกรรม Health Care ผู้ฝ่าย admin และ หมอ พยาบาล เภสัชกรที่ไม่ถนัดหรือไม่ชื่นชอบการพิมพ์, หรือแม้กระทั่งทางการทหาร ก็สามารถนำเทคโนโลยีนี้ไปใช้เพื่อสั่งการระบบนักบินอัตโนมัติ (Autopilot เป็นต้น นอกจากนี้ ยังสามารถนำไปใช้สำหรับ การแปลอัตโนมัติ, การสั่งการรถยนต์, คอมพิวเตอร์แฮนด์ฟรี, โทรศัพท์มือถือ และการควบคุมการจราจรทางอากาศ เป็นต้น โดยในต่างประเทศ Application ที่ นำเทคโนโลยีนี้ไปใช้กันอย่างค่อนข้างมากได้แก่ โทรศัพท์ตอบรับอัตโนมัติ เช่น จองตั๋วเครื่องบิน สอบถามรอบฉายภาพยนตร์ หรือการสั่งการอุปกรณ์ไฟฟ้าต่างๆด้วยเสียง แต่ในประเทศไทย เนื่องจากยังไม่สามารถทำ recognizer ที่มีประสิทธิภาพดีเพียงพอที่จะนำมาใช้เชิงธุรกิจได้ จึงยังไม่มีการนำมาใช้มากเท่าใดนัก
 

 3)    Virtualization

เทคโนโลยี Virtualization เป็นเทคโนโลยีที่สามารถทำให้ (Server) หนึ่งเครื่อง สามารถมี OS มากกว่า 1 systems โดยมีวิธีการสร้างชั้น (Layer) ของการเชื่อมต่อระหว่างฮาร์ดแวร์กับระบบปฎิบัติการขึ้นมา ซึ่งเรียกว่า Hypervisor หรือ Virtual Machine Monitor (VMM) เพื่อทำหน้าที่บริหารจัดการให้ระบบปฎิบัติการหลายๆ ตัวในเครื่องสามารถใช้งานทรัพยากรต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น CPU, Memory หรือ Hard disk ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 4)    How Information Technology can help Forensics Accounting?

การบัญชีสืบสวน (Forensic Accounting) เป็น การใช้ทักษะด้านการเงินและแนวคิดทางด้านการสืบสวนสอบสวน เพื่อใช้ในการตรวจสอบ สืบสวน และสอบสวนข้อมูลทางการเงินเพื่อพิสูจน์หรือเพื่อหาหลักฐานประกอบข้อเท็จจริง เกี่ยวกับการทุจริต

อย่างไรก็ดีในการสืบสวนหรือตรวจสอบทางบัญชีดังกล่าวนั้นต้องมีการค้นหา เก็บรวบรวม วิเคราะห์ข้อมูลทางบัญชีต่างๆ เพื่อใช้ประกอบในการตรวจสอบ ทำให้ในการบัญชีสืบสวนจึงมักต้องเกี่ยวข้องกับ Information Systemภายในองค์กรเพราะInformation Systemนั้นถือเป็นระบบพื้นฐานสำคัญระบบหนึ่งที่องค์กรนั้น ได้นำมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหา เก็บรวบรวม และเผยแพร่ข้อมูลต่างๆภายในองค์กรและระหว่างองค์กร เช่น ข้อมูลทางการบัญชีต่างๆ เป็นต้น ดังนั้นนักบัญชีสืบสวนนั้นจึงจำเป็นต้องอาศัยระบบสารสนเทศในองค์กรในการรวบ รวมทั้งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

IT Forensic Technique

ในการสืบสวน Forensic Accounting โดยใช้ Digital Evidence นั้น มีสิ่งสำคัญที่ต้องระลึกเสมอคือ 1) Establishment of Chain Custody กล่าวคือ Digital Evidence จะต้องจัดเก็บอยู่ในสถานที่ปลอดภัย  การคัดลอกข้อมูลต้องทำเป็น bit ต่อ bit  และคัดลอกข้อมูลจาก Hard drive  ทำการวิเคราะห์ข้อมูลจากข้อมูลที่คัดลอกมาไม่ใช่ข้อมูลต้นฉบับ และใช้ forensic software ในการพิสูจน์ Data Integrity ของข้อมูล กล่าวโดยสรุปก็คือ หัวใจสำคัญของการตรวจสอบก็คือ กระบวนการที่รักษาข้อมูลต้นฉบับให้คงสภาพเดิม (Integrity) ไม่ให้มีการแก้ไข เปลี่ยนแปลง หรือถูกลบทิ้ง โดยหลักฐานทาง IT ที่ต้องค้นหา

-         Saved Files

-         Deleted Files

-         Temporary Files

-         Metadata 

-         Disk Slack